Après le récépissé : modifications, assemblées, registres
Ce qui doit être déclaré, ce qui doit être tenu à jour, et ce que le COCC laisse aux statuts.
Toute modification se déclare « dans la même forme »
L'article 818 du COCC est explicite : « les modifications survenues dans l'administration de l'association et celles qui seraient apportées aux statuts seront publiées dans la même forme » que la déclaration initiale. Concrètement, cela couvre deux types de changements : un changement de bureau (nouveau président, nouveau trésorier, nouvelle composition du conseil d'administration…) issu d'une assemblée générale, et une modification des statuts (objet, siège, règles internes) également votée en assemblée.
Dans les deux cas, le circuit de dépôt est le même que pour la déclaration initiale — voir Déclarer et obtenir le récépissé : gouverneur de région pour une association locale, ministère de l'Intérieur via la DGAT pour une association nationale ou religieuse.
Déclarer un changement de bureau ou de statuts
Le principe : reproduire le même geste que lors de la déclaration initiale, avec le procès-verbal de l'assemblée qui a voté le changement.
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Faites voter le changement en assemblée générale
selon vos statutsgratuitConvocation selon les modalités prévues par vos statuts, délibération, et procès-verbal signé — c'est ce PV qui prouve le changement auprès de l'administration.
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Constituez le dossier de modification
variableLe procès-verbal de l'assemblée, et les statuts mis à jour si le changement les concerne. Le COCC prévoit un dépôt « en double exemplaire » (art. 818) et impose la même forme pour les modifications ; en pratique, les guichets demandent souvent le nombre d'exemplaires exigé lors de la déclaration initiale — renseignez-vous.
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Déposez au même guichet que pour la déclaration initiale
Sous-préfecture, préfecture ou gouvernance pour une association locale ; ministère de l'Intérieur (DGAT) pour une association nationale ou religieuse.
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Conservez la preuve du dépôt
Le COCC prévoit qu'un récépissé est délivré pour tout dépôt fait « dans la même forme » (art. 818) ; aucune source ne précise si le récépissé de déclaration initial est lui-même réédité : demandez explicitement un récépissé ou un accusé de dépôt daté au guichet. Cette preuve à jour est ensuite demandée par la banque (voir Compte bancaire et argent) et par toute demande ultérieure d'agrément ONG ou de reconnaissance d'utilité publique.
Registres et assemblées : ce que le COCC n'impose pas — et ce qu'il faut faire quand même
Le COCC n'impose ni registre des membres ni registre des délibérations à une association simplement déclarée. La comptabilité, elle, est encadrée depuis le 1er janvier 2024 par l'Acte uniforme OHADA relatif au système comptable des entités à but non lucratif (SYCEBNL, adopté le 22 décembre 2022), qui s'applique aux associations, ONG et fondations — avec un système allégé pour les petites entités. C'est différent pour certaines catégories soumises à un régime particulier par décret (les ASC relèvent par exemple du décret n° 76-040 du 16/01/1976, qui leur impose notamment un renouvellement périodique de leur déclaration). De même, la fréquence des assemblées générales n'est fixée par aucun texte : elle dépend entièrement de ce que prévoient vos propres statuts.
En pratique, pourtant, tenir ces documents à jour devient vite nécessaire : une demande d'agrément ONG exige d'être une association déclarée depuis au moins deux ans (voir Obtenir l'agrément ONG) et de présenter un mémorandum de présentation ; une reconnaissance d'utilité publique exige la même ancienneté ; une banque demande en général le procès-verbal de l'assemblée constitutive, voire de la dernière assemblée avant d'ouvrir un compte. Sans registre des membres et sans PV conservés, rien de tout cela n'est possible à reconstituer après coup — et un désaccord interne sur qui dirige l'association devient très difficile à trancher sans traces écrites.
Le minimum pratique, indépendamment de toute obligation légale : un registre des membres à jour (nom, date d'adhésion, cotisations versées), les procès-verbaux de chaque assemblée et réunion de bureau conservés dans l'ordre, une comptabilité tenue selon le système comptable OHADA des entités à but non lucratif (SYCEBNL) — au minimum un cahier recettes/dépenses pour une petite association, et la conservation de toutes les versions successives des statuts avec leurs récépissés ou accusés de dépôt.
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Questions fréquentes
Faut-il déclarer un simple changement de président ?
Oui. L'article 818 du COCC impose de publier « dans la même forme » toute modification survenue dans l'administration de l'association — un changement de bureau en fait partie, au même titre qu'une modification des statuts.
Le COCC impose-t-il une assemblée générale annuelle ?
Non, aucun texte consulté ne fixe de fréquence. C'est aux statuts de l'association de la prévoir — une AG annuelle reste la pratique la plus courante et la plus prudente pour la gouvernance.
Faut-il tenir un registre des membres ?
Aucune obligation légale générale ne l'impose pour une association simplement déclarée. Mais sans lui, il devient difficile de prouver qui a le droit de voter en assemblée, et impossible de documenter l'ancienneté exigée pour un agrément ONG ou une reconnaissance d'utilité publique.
Une association tout juste déclarée peut-elle demander l'agrément ONG ?
Non : il faut être une association nationale régulièrement déclarée depuis au moins deux ans (art. 5 du décret n° 2022-1676 du 16/09/2022). Voir Obtenir l'agrément ONG.
Qui peut consulter les registres et procès-verbaux de l'association ?
Le COCC ne le précise pas explicitement : c'est en général réglé par les statuts eux-mêmes (accès des membres aux PV d'assemblée, par exemple). En cas de contrôle administratif — pour une ONG agréée notamment — ces documents peuvent être demandés par l'autorité de tutelle.
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