Les pièces administratives d’un marché public : la liste complète

Deux moments, deux dossiers

Beaucoup de dirigeants imaginent qu’il faut tout produire le jour du dépôt. Ce n’est pas exact, et cette confusion coûte cher : elle pousse à renoncer à des marchés que l’on aurait pu gagner.

Le code distingue en réalité deux temps :

• à la soumission, vous produisez ce que le dossier d’appel d’offres exige — dont, impérativement, l’original de la garantie de soumission quand elle est demandée ;
• à l’attribution puis à la signature, l’attributaire complète son dossier : c’est là, par exemple, qu’intervient l’attestation de non-faillite, une déclaration sur l’honneur suffisant au stade de l’offre (art. 44 e), et la déclaration de bénéficiaire effectif, due par l’attributaire provisoire avant signature, selon le modèle de l’ARCOP.

Surtout, retenez la souplesse du dernier alinéa de l’article 44 : les pièces visées aux points a) à f), si elles sont manquantes ou incomplètes, sont régularisables jusqu’à l’attribution provisoire. Cette règle ne vaut pas pour une pièce non conforme à ce que demande le dossier — la nuance est essentielle, et c’est elle qui fait la différence entre un dossier rattrapable et un dossier mort.

Le quitus fiscal : la pièce qui bloque le plus de dossiers

C’est la pièce reine, et pour deux raisons. D’abord parce qu’elle est obligatoire pour soumissionner. Ensuite parce qu’elle est aussi un préalable à tout paiement public : même une fois le marché gagné, pas de quitus, pas de mandatement. Vous en aurez donc besoin deux fois.

Elle est délivrée conjointement par la DGID et le Trésor, sur demande écrite adressée au chef du centre des services fiscaux dont vous dépendez ; les e-services de dgid.sn permettent d’engager la démarche en ligne. Le service est gratuit, un timbre de 2 000 FCFA s’y ajoutant selon la plaquette de la DGID.

Le point de vigilance est ailleurs : l’article 45 raisonne en situation au 31 décembre de l’année précédente. Une entreprise qui n’était pas à jour de ses obligations fiscales et sociales à cette date se retrouve exclue de plein droit (art. 43), quelle que soit sa régularisation ultérieure. C’est une raison très concrète de ne pas laisser filer les échéances de fin d’année — et un argument de plus pour se faire accompagner, comme l’explique notre article sur l’intérêt d’un fiscaliste plutôt que d’un simple comptable.

Les coordonnées de la DGID : 31 rue de Thiong × Vincens, Dakar · 33 889 20 02 · dgid.sn.

Les trois attestations sociales — dont celle que tout le monde oublie

Trois documents distincts sont attendus :

• l’attestation de la Caisse de Sécurité sociale (CSS) ;
• l’attestation de l’IPRES, pour la retraite ;
• l’attestation de l’Inspection du Travail, exigée par l’article 44 c) — et régulièrement oubliée des dossiers, alors qu’elle est bel et bien dans le code.

Les deux premières se demandent en agence, avec un portail commun CSS-IPRES accessible sur secusociale.ipres.sn ; la troisième s’obtient auprès de l’inspection régionale du Travail dont dépend votre siège. Le code exige des attestations « en cours de validité ».

Soyons précis sur ce dernier point, car c’est là que circulent le plus de fausses certitudes : nous n’avons trouvé aucune source officielle fixant une durée de validité — ni trois mois, ni six. Ce qui compte, c’est ce que demande le dossier d’appel d’offres et ce que confirme le guichet émetteur. Ne datez pas votre planning sur une rumeur.

Conseil d’organisation : gardez un jeu complet scanné et daté dans un dossier partagé, et refaites le tour des guichets à date fixe. Nos outils essentiels pour mieux gérer son entreprise couvrent ce type de routine administrative.

Identité de l’entreprise, non-faillite, capacité financière

RCCM et NINEA : le code exige un numéro d’identification unique (art. 44). Le RCCM s’obtient au greffe, consultable sur seninfogreffe.sn ; le NINEA relève de la DGID et du guichet unique. Si votre entreprise n’est pas encore immatriculée, tout commence là — voir notre dossier démarrer son entreprise et notre article créer son entreprise au Sénégal.

Non-faillite : au stade de l’offre, une déclaration sur l’honneur suffit ; l’attestation du greffe est exigée à la signature (art. 44 e). À Dakar, elle se demande au Tribunal de Commerce Hors Classe. Le tarif officiel publié pour ce certificat est de 2 400 FCFA, mais cette grille date de 2018 : faites-la confirmer au guichet.

Capacité financière : attestations bancaires, états financiers visés par un professionnel inscrit à l’ONECCA, chiffre d’affaires des exercices récents — le code raisonne sur trois exercices au maximum. Un détail décisif pour les jeunes entreprises : la capacité s’apprécie « en fonction de la date de création ». Une société de deux ans n’a pas à produire trois exercices : ne renoncez pas pour cette raison.

Bénéficiaire effectif : l’attributaire provisoire doit produire une déclaration de bénéficiaire effectif, selon le modèle de l’ARCOP, avant la signature.

Enfin, l’article 46 prévoit que les PME et les startups présentent les attestations d’agrément ou de labellisation prévues par leur propre réglementation : si vous êtes labellisé, ce document a une valeur dans le dossier.

La redevance de régulation ARCOP et la qualification BTP

L’attestation de paiement de la redevance de régulation est une pièce mal connue, et c’est un tort. La redevance de régulation est due à l’ARCOP par les titulaires de marchés (art. 151), et l’attestation correspondante se retire au siège de l’ARCOP.

Sur le taux, soyons honnêtes : l’arrêté qui circule (n° 16.781 du 16 novembre 2016) prévoit 0,3 % hors taxes pour les marchés inférieurs à 1 milliard de FCFA, 0,2 % entre 1 et 3 milliards, avec un plafond annuel de 300 millions. Mais ce texte a été pris sous l’ancien code de 2014 : nous n’avons pas pu vérifier qu’il est toujours applicable, ni qu’un arrêté de l’ARCOP ne l’a pas remplacé. Ne budgétez donc pas sur ces chiffres sans les faire confirmer directement par l’ARCOP.

Autre précision utile : ne confondez pas cette attestation avec un prétendu « certificat de non-exclusion » que l’on voit parfois réclamé sur des forums. Le code exige l’attestation de redevance et la non-faillite ; l’exclusion, elle, se vérifie via la liste rouge publiée sur marchespublics.sn.

La qualification et la classification BTP sont obligatoires pour les marchés de bâtiment et travaux publics (art. 43 g et 46). Elles sont délivrées par la Commission nationale de qualification et de classification, dont le secrétariat permanent est logé au ministère chargé de l’Urbanisme et de l’Habitat, et la démarche est référencée sur senegalservices.sn. Deux bonnes nouvelles pour les PME : le récépissé de dépôt est accepté en attendant l’attestation, et le renouvellement intervient tous les deux ans — donc à anticiper une fois tous les deux ans, pas à chaque marché.

Ce dossier administratif est le socle de tout le reste : une fois qu’il est prêt, chaque candidature devient une formalité. La suite du parcours — lire le dossier d’appel d’offres, monter les garanties, se faire payer — est récapitulée sur le hub du dossier marchés publics.