Stockage en ligne pour une petite entreprise : comment choisir son service cloud
Espace, partage, droits d'accès, double authentification, accès hors ligne, données personnelles : les critères pour choisir un stockage cloud de PME.
Devis sur une clé USB, factures dans la boîte mail du gérant, photos de chantier sur le téléphone d'un technicien : dans beaucoup de petites structures, les fichiers sont partout et nulle part. Le jour où un ordinateur tombe en panne ou qu'un employé part, il faut tout reconstituer.
La réponse pratique. Pour une PME ou un indépendant, le bon service de stockage cloud entreprise est celui qui s'intègre aux outils déjà utilisés (Gmail ou Outlook, Word ou Google Docs), qui permet de régler finement qui voit quoi, qui impose la double authentification et qui fonctionne correctement avec une connexion irrégulière. Le prix vient ensuite, et il se compare sur la page officielle de chaque éditeur, car les tarifs changent souvent.
Cet article se concentre sur le choix concret d'un service. Pour les raisons générales de passer au cloud, voyez notre article Cloud computing : pourquoi les entreprises sénégalaises migrent vers le cloud.
Les trois familles de services à comparer
Google Workspace (Google Drive)
Adapté si l'équipe travaille déjà avec Gmail, Google Docs et Sheets. Selon la page de comparaison des éditions Business de Google, l'espace est de 30 Go par utilisateur en Business Starter, 2 To en Business Standard et 5 To en Business Plus, mis en commun pour toute l'organisation, avec un maximum de 300 utilisateurs pour ces formules. La mise en commun est pratique : le comptable qui stocke beaucoup de PDF utilise l'espace que le commercial n'utilise pas.
Microsoft 365 (OneDrive et SharePoint)
Logique si vos documents sont surtout des fichiers Word et Excel ou si vos clients vous envoient des modèles Office. La page des offres OneDrive pour les entreprises indique 1 To de stockage par utilisateur pour les formules Business, jusqu'à 300 utilisateurs. Les dossiers d'équipe passent généralement par SharePoint ou Teams, ce qui demande un peu plus de paramétrage au départ.
Dropbox
Apprécié pour la synchronisation de gros fichiers (photos, vidéos, plans) et l'envoi de documents à des clients extérieurs. Il ne fournit pas de messagerie : vous le combinez avec une adresse mail professionnelle existante.
D'autres services existent, y compris chez des hébergeurs et intégrateurs locaux. Les critères ci-dessous s'appliquent à tous.
Les critères qui font vraiment la différence
1. L'espace et sa répartition
Faites l'inventaire avant de choisir : volume actuel des fichiers, nombre d'utilisateurs, croissance prévue. Un cabinet qui gère surtout des tableurs n'a pas les besoins d'un studio photo. Vérifiez si l'espace est individuel ou partagé, et ce qui se passe quand il est plein (blocage de la synchronisation, achat de stockage supplémentaire).
2. Le partage et les droits d'accès
Le point le plus important pour une entreprise. Vérifiez que vous pouvez :
- créer des dossiers d'équipe qui appartiennent à l'entreprise et non à un salarié (essentiel quand quelqu'un quitte la structure) ;
- distinguer lecture seule, commentaire et modification ;
- limiter les liens publics, ou leur ajouter un mot de passe et une date d'expiration. Chez Dropbox, ces deux options sont réservées à certaines formules payantes (Professional, Essentials, Standard, Advanced, Business, Business Plus, Enterprise), d'après son centre d'aide ;
- consulter l'historique des accès et restaurer une version antérieure d'un fichier.
3. La double authentification
Un mot de passe volé suffit à ouvrir tout le stockage d'une entreprise. La double authentification ajoute une seconde preuve (code sur le téléphone, application ou clé de sécurité). Dans Google Workspace, l'administrateur peut l'imposer à tous les comptes, comme l'explique la documentation sur le déploiement de la validation en deux étapes. Microsoft 365 et Dropbox proposent des réglages équivalents. Exigez-la au minimum pour le gérant, le comptable et l'administrateur.
4. Le travail hors ligne et les connexions lentes
Coupures d'électricité, 4G saturée à certaines heures, déplacements en région : le service doit rester utilisable sans réseau.
- Google Drive permet de rendre des fichiers disponibles hors connexion, et Drive pour ordinateur propose un mode « streaming » ou « miroir » (aide Google sur le streaming et la mise en miroir).
- OneDrive, avec Fichiers à la demande, laisse marquer un dossier « Toujours conserver sur cet appareil » (support Microsoft).
Sur une connexion modeste, évitez de synchroniser tout le stockage sur chaque poste : gardez hors ligne uniquement les dossiers de travail courants et planifiez les gros envois (vidéos, sauvegardes) en dehors des heures de pointe. Si votre accès internet est le maillon faible, notre dossier Installer internet : fibre et ADSL vous aide à comparer les options.
5. Où sont stockées les données
Les grands services hébergent les données dans leurs propres centres de données, hors du pays. Google permet de choisir une région de stockage (États-Unis ou Europe) uniquement sur certaines éditions, dont Business Standard et Business Plus, selon sa page sur la localisation des données. Microsoft décrit ses engagements de résidence des données sur sa page dédiée.
Données personnelles : ce que dit la loi 2008-12
Si vous stockez des fichiers clients, des dossiers du personnel ou des données de patients, vous êtes responsable de traitement au sens de la loi n° 2008-12 du 25 janvier 2008 sur la protection des données à caractère personnel. Trois points concernent directement le choix d'un cloud :
- l'article 49 n'autorise le transfert de données personnelles vers un pays tiers que si cet État assure un niveau de protection suffisant, et impose d'informer préalablement la Commission des Données Personnelles (CDP) ;
- l'article 71 oblige à prendre les précautions utiles pour la sécurité des données, notamment contre l'accès par des tiers non autorisés ;
- l'article 18 soumet la plupart des traitements à une déclaration auprès de la CDP.
En pratique, si vos fichiers contiennent des données personnelles, renseignez-vous auprès de la CDP ou d'un conseil avant la migration, notamment pour les données sensibles (santé, données biométriques).
Une méthode simple pour décider
- Listez vos outils actuels (messagerie, traitement de texte) et vos volumes de fichiers.
- Retenez deux services compatibles et testez-les pendant leur période d'essai avec une vraie équipe.
- Vérifiez sur place le fonctionnement hors ligne pendant une coupure ou avec une connexion faible.
- Configurez dès le départ les dossiers d'équipe, les droits et la double authentification.
- Comparez les tarifs sur les pages officielles au moment de souscrire, en tenant compte du paiement par carte en devises.
Un dernier rappel : la synchronisation n'est pas une sauvegarde. Un fichier supprimé ou chiffré par un rançongiciel peut disparaître partout à la fois. Gardez une copie indépendante en suivant la règle 3-2-1 de sauvegarde. Pour vous faire accompagner dans la migration, consultez les prestataires de la rubrique Informatique et télécommunication.
FAQ
Peut-on utiliser un compte Gmail ou OneDrive personnel pour l'entreprise ?
C'est possible au début, mais les fichiers restent liés à une personne. Une offre professionnelle permet de récupérer les comptes et les données quand un salarié part.
Faut-il une connexion fibre pour utiliser le cloud ?
Non, une 4G correcte suffit pour des documents bureautiques. La fibre devient utile pour les gros fichiers, les vidéos et les sauvegardes complètes.
