Confier le nettoyage de ses bureaux à une société : cahier des charges et contrat
Zones et fréquences, horaires, produits, personnel déclaré, assurance, forfait ou heure, contrôle qualité : bien choisir son prestataire.
Sanitaires négligés, poubelles qui débordent le lundi matin, poussière rouge d'harmattan sur les bureaux : la propreté des locaux se remarque surtout quand elle manque. Confier ce travail à une société de nettoyage libère du temps, à condition de savoir précisément ce que l'on achète. Sans cahier des charges, on compare des devis qui ne parlent pas de la même prestation.
La réponse pratique. Rédigez d'abord un cahier des charges qui liste chaque zone, la fréquence d'intervention et les horaires. Demandez ensuite à chaque prestataire la preuve que son personnel est déclaré, une attestation d'assurance responsabilité civile, la liste et les fiches de sécurité des produits utilisés et son dispositif de contrôle qualité. Signez enfin un contrat qui prévoit une période d'essai et des conditions de sortie claires.
1. Faire l'inventaire des zones et des fréquences
Le cœur du cahier des charges est un tableau simple : chaque zone, les tâches à y faire et leur fréquence. Faites le tour des locaux avec un plan, et notez la surface approximative, le type de sol (carrelage, granito, moquette, parquet) et le nombre de personnes présentes chaque jour.
Exemple de grille, à adapter à vos locaux :
- Sanitaires : nettoyage et désinfection quotidiens, réapprovisionnement en papier et savon ; un second passage à la mi-journée si la fréquentation est forte.
- Accueil et circulations : sols chaque jour, vitres de l'entrée plusieurs fois par semaine.
- Bureaux : vidage des corbeilles chaque jour, dépoussiérage des surfaces dégagées deux à trois fois par semaine, sols selon le passage.
- Kitchenette ou coin repas : chaque jour, réfrigérateur et micro-ondes une fois par semaine.
- Salles de réunion : après chaque usage important ou à fréquence fixe.
- Prestations périodiques : vitres extérieures, lavage de moquette, décapage des sols, nettoyage des luminaires, à chiffrer à part.
Prévoyez aussi les saisons : pendant l'hivernage, la boue entre par l'accueil et il faut souvent renforcer le passage aux entrées ; en saison sèche, la poussière d'harmattan impose un dépoussiérage plus fréquent.
2. Fixer les horaires et les règles d'accès
Intervention avant l'ouverture, après la fermeture ou en journée ? Le nettoyage en dehors des heures de bureau gêne moins, mais pose la question des clés, de l'alarme et des documents confidentiels.
Précisez dans le contrat qui détient les clés, la liste nominative des agents autorisés, la procédure en cas de remplacement, et les zones fermées au personnel de nettoyage (archives, salle serveur, caisse).
3. Produits, consommables et matériel
Le contrat doit dire qui fournit quoi : produits d'entretien, matériel, mais aussi consommables (papier toilette, essuie-mains, savon, sacs poubelles). Demandez la liste des produits utilisés et leurs fiches de données de sécurité, qui indiquent les dangers et les précautions d'emploi. Les métiers de la propreté exposent aux produits chimiques, aux chutes et aux manutentions, comme le rappelle l'INRS, l'organisme français de prévention des risques professionnels : un prestataire sérieux forme ses agents, fournit des gants et n'improvise pas de mélanges, par exemple d'eau de javel et de détartrant acide.
Si vous souhaitez des produits plus doux ou écolabellisés, écrivez-le dans le cahier des charges : cela change le devis.
4. Un personnel déclaré et encadré
Les agents qui travaillent chez vous restent les salariés du prestataire, mais leurs conditions d'emploi vous concernent. Au Sénégal, un employeur doit s'immatriculer à la Caisse de sécurité sociale (CSS) et adhérer à l'IPRES pour ses salariés, comme le détaille le portail eRegulations Sénégal. Demandez les justificatifs à jour de ces immatriculations et l'engagement écrit que les agents affectés chez vous sont déclarés.
Posez aussi ces questions : qui encadre l'équipe sur place ? Comment les absences sont-elles remplacées, et dans quel délai ? Les agents ont-ils une tenue et un badge identifiables ?
5. L'assurance
Un agent qui renverse un seau sur un onduleur, raye une vitrine ou provoque un dégât des eaux : ces sinistres arrivent. Exigez une attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité, vérifiez ce qu'elle couvre et demandez-en une nouvelle à chaque échéance annuelle.
6. Forfait ou facturation à l'heure ?
- Le forfait mensuel est lisible et facile à budgéter. Il suppose une grille de prestations précise : sans elle, la qualité baisse sans que le prix bouge.
- La facturation à l'heure convient aux besoins irréguliers ou ponctuels (remise en état après travaux, grand nettoyage avant un événement). Elle demande un contrôle des heures réellement effectuées.
Dans les deux cas, exigez un devis détaillé : nombre d'agents, heures par semaine, fréquences par zone, consommables inclus ou non, prestations exclues (vitres en hauteur, moquettes, désinfection spécifique) et clause de révision du prix. Comparez au moins trois offres établies sur le même cahier des charges, après une visite des locaux par chaque prestataire.
7. Le contrôle qualité
Une prestation se pilote. Prévoyez dans le contrat une fiche de passage signée ou un relevé de présence, un interlocuteur unique chez le prestataire, une visite de contrôle conjointe chaque mois avec une grille de points vérifiés, et un délai de correction en cas de manquement. Certaines entreprises ajoutent une réduction de prix après plusieurs non-conformités constatées : c'est négociable.
8. La période d'essai et le contrat
Commencez par une période d'essai, par exemple de un à trois mois, avec une sortie simple si la qualité ne suit pas. Le contrat doit préciser sa durée, le préavis de résiliation, la confidentialité, la restitution des clés en fin de contrat et le traitement des déchets : tri, sortie des bacs, horaires de collecte. Sur ce dernier point, notre guide sur les déchets d'un commerce ou d'un bureau vous aidera à fixer des consignes claires.
Où trouver des prestataires
La rubrique services de nettoyage de l'annuaire recense des entreprises par ville. Pour un appui à la rédaction du contrat ou à l'organisation des services généraux, vous pouvez aussi consulter les professionnels du secteur conseils et services.
En résumé
Une bonne société de nettoyage de bureaux se choisit sur un cahier des charges précis, pas sur le seul prix. Zones et fréquences écrites, personnel déclaré, assurance vérifiée, produits connus, contrôle mensuel et période d'essai : avec ces six points, vous comparez des offres réellement comparables et vous gardez la main sur la qualité.
