Rédiger une fiche de poste claire avant de recruter

• clarifier le besoin en interne, avant de dépenser du temps et de l'argent en annonces ;
• donner au candidat une image honnête du poste, ce qui limite les démissions rapides ;
• fournir une référence commune en cas de désaccord sur les tâches attendues.

Elle se distingue du contrat de travail : le contrat fixe les engagements juridiques, la fiche décrit le contenu du travail. Les deux doivent rester cohérents.

Les six rubriques indispensables

1. L'intitulé du poste

Choisissez un intitulé que les candidats comprennent et recherchent : « comptable », « assistant commercial », « technicien de maintenance froid ». Évitez les titres gonflés qui ne correspondent pas aux responsabilités réelles.

2. La mission principale et les activités

Résumez en une phrase la raison d'être du poste, puis listez cinq à huit activités, de la plus importante à la plus occasionnelle. Utilisez des verbes d'action : accueillir, saisir, relancer, livrer, contrôler. Indiquez la part de temps approximative de chaque activité si elle est connue.

3. Les compétences et qualifications

Séparez ce qui est indispensable de ce qui est souhaité. Par exemple : maîtrise d'un tableur (indispensable), connaissance d'un logiciel de gestion précis (souhaitée), permis B (indispensable si le poste implique des livraisons). Mentionnez les langues réellement utilisées avec la clientèle, comme le wolof ou l'anglais, uniquement si le poste l'exige.

4. Les conditions de travail

Lieu, horaires, travail le samedi ou en soirée, déplacements dans les régions, port de charges, exposition à la chaleur : tout ce qui pèse sur le quotidien doit apparaître. Précisez le type de contrat envisagé et, si vous l'indiquez, la fourchette de rémunération.

5. Le rattachement

À qui la personne rend-elle compte ? Encadre-t-elle quelqu'un ? Avec quels services ou partenaires travaille-t-elle ? Ce point évite les conflits d'autorité, fréquents dans les petites structures où le gérant et un associé donnent parfois des consignes contradictoires.

6. Les critères d'évaluation

C'est la rubrique la plus souvent oubliée. Définissez deux à cinq critères observables : délai de traitement des commandes, taux d'erreurs de caisse, satisfaction des clients, respect des procédures d'hygiène. Ces critères serviront dès la période d'essai.

Utiliser la fiche à chaque étape du recrutement

Pour l'annonce

Reprenez l'intitulé, la mission, les activités principales, les compétences indispensables et les conditions. Inutile de copier toute la fiche : une annonce lisible tient en quelques paragraphes. Si vous passez par un cabinet, transmettez-lui la fiche complète ; vous trouverez des agences de recrutement dans l'annuaire.

Pour l'entretien et les tests

Transformez chaque compétence indispensable en question ou en mise en situation. Si le poste exige de gérer un client mécontent, simulez la scène. Notez chaque candidat sur la même grille pour comparer objectivement. Pour concevoir des épreuves pertinentes, l'article sur la préparation des tests de recrutement décrit les formats les plus courants vus du côté candidat.

Pour la période d'essai

Le Code du travail encadre l'engagement à l'essai : selon ses articles L.36 à L.40, ce contrat doit être constaté par écrit, sa durée ne peut dépasser le temps nécessaire pour éprouver le salarié et, renouvellement compris, ne peut excéder six mois (texte du Code du travail sur le site de l'OIT). La convention collective de votre secteur peut contenir des règles plus précises selon la catégorie du salarié : vérifiez-la. En pratique, faites un point à mi-parcours et un bilan final en vous appuyant sur les critères d'évaluation de la fiche. La décision sera plus juste et mieux comprise.

Rester dans le cadre de la non-discrimination

L'article L.1 du Code du travail affirme l'égalité de chance et de traitement dans l'accès à l'emploi, sans distinction d'origine, de race, de sexe ou de religion, et l'article L.29 interdit de tenir compte de l'appartenance syndicale pour l'embauche. Concrètement, la fiche et l'annonce doivent décrire le travail, pas la personne idéale :

• pas de critère de sexe, d'ethnie, de religion ou de situation familiale ;
• pas de limite d'âge ou d'exigence physique sans lien direct avec les tâches ;
• des exigences de diplôme ou d'expérience justifiées par le poste, et non ajoutées par habitude.

En cas de doute sur une formulation, un inspecteur du travail ou un conseil en droit social peut vous orienter.

Exemple fictif : une fiche condensée

Exemple fictif : une quincaillerie de Pikine recrute un vendeur-magasinier.

• Mission : conseiller les clients et tenir le stock à jour.
• Activités : accueil et conseil (50 %), réception et rangement des livraisons (30 %), inventaires mensuels (20 %).
• Indispensable : notions de matériaux de construction, aisance en calcul, port de charges.
• Conditions : du lundi au samedi, rattaché au gérant.
• Critères : écarts d'inventaire, délai de service, retours clients.

Les erreurs qui reviennent souvent

• Lister quinze compétences « indispensables » : personne ne coche toutes les cases, et vous écartez de bons profils.
• Oublier les contraintes réelles du poste pour attirer plus de candidats : elles ressortiront après l'embauche.
• Laisser la fiche dans un tiroir : relisez-la chaque année ou lorsque le poste évolue.

En résumé

Une fiche de poste bien construite prend une heure ou deux à rédiger et vous fait gagner bien davantage ensuite. Elle oblige à préciser le besoin, donne une base honnête à l'annonce, structure les entretiens et rend la période d'essai plus objective. Gardez-la courte, concrète et centrée sur le travail à accomplir.