Livraison fournisseur au Sénégal : contrôler la réception
Pour une petite entreprise, une livraison se contrôle avant la mise en stock. Préparez le comptage, notez les écarts et rapprochez les pièces avant de régler la facture.
Une livraison fournisseur arrive pendant que vous servez des clients. Les cartons semblent en bon état et le livreur attend une signature. C’est pourtant au moment de la réception que vous pouvez encore distinguer un article manquant, un emballage abîmé ou une référence remplacée.
Pour une petite entreprise au Sénégal, quelques vérifications préparées à l’avance évitent d’inscrire dans le stock des produits qui ne sont pas arrivés ou qui restent à examiner.
Ce guide propose une méthode pour des marchandises ordinaires, depuis l’accord d’achat jusqu’au rapprochement de la facture.
Avant l’arrivée du livreur, gardez la commande validée à portée de main. À la remise, rapprochez ce document, le bon de livraison et ce que vous comptez réellement. Notez tout écart et le niveau de contrôle effectué. Mettez en stock les articles acceptés et faites confirmer la suite par le fournisseur avant de clôturer la réception.
Préparer la vérification avec votre équipe
Retrouvez la dernière version de l’accord. Cela peut être un bon de commande, un devis accepté ou un échange écrit qui identifie les articles et les quantités convenues. Si un changement a été accepté après la commande initiale, conservez les deux traces et faites apparaître la version qui servira au contrôle.
Attribuez un rôle à la personne qui réceptionne. Elle doit savoir ce qu’elle peut vérifier seule et qui appeler si une décision dépasse ses instructions. Dans une boutique où la même personne tient la caisse et reçoit les cartons, convenez d’un emplacement de dépôt et d’un moment où elle peut compter les articles sans les mélanger au stock déjà disponible.
Quand une livraison arrive par un transporteur intermédiaire, confirmez le lieu précis de remise et l’identité du contact qui peut traiter un écart. Le transporteur peut constater l’état des colis sans avoir la possibilité de décider d’un échange de produit. Gardez donc aussi un moyen de joindre le fournisseur.
Comparer les pièces puis compter les marchandises
La commande décrit ce que vous avez convenu d’acheter. Le bon de livraison décrit ce que le fournisseur indique avoir expédié ou remis. Le contrôle physique établit ce que vous avez trouvé sur place. Posez les documents côte à côte et utilisez la même unité pour les comparer. Un colis, un paquet et une pièce correspondent à des comptages différents.
- Vérifiez le nom de votre établissement et la référence de la commande.
- Comptez les colis et rapprochez-les des indications de livraison.
- Relevez les références, les formats ou les variantes qui distinguent les articles.
- Vérifiez les quantités par référence dans la mesure où le conditionnement et les conditions de remise le permettent.
- Consignez les dommages visibles et les éléments que vous n’avez pas pu vérifier.
Si vous contrôlez seulement l’extérieur des cartons, écrivez précisément ce qui a été constaté. Identifiez les colis concernés et demandez au fournisseur comment signaler un écart découvert à l’ouverture. Avant de signer, lisez la formulation du document et faites préciser ce que la signature atteste dans ce cas. Les modalités de contestation dépendent de votre accord et de la situation.
Documenter l’écart tant que les colis sont identifiables
Une mention comme « quantité à vérifier » renseigne peu sur ce qui s’est passé. Précisez la référence, l’unité, la quantité attendue, la quantité comptée et l’état constaté. Si votre fournisseur accepte des photos, cadrez le dommage et le repère utile sur le colis en évitant d’exposer les coordonnées d’un tiers. Gardez une copie du document sur lequel l’écart a été signalé.
Point de vigilance. Si un article est douteux, marquez-le comme en attente dans votre suivi et mettez-le à part lorsque c’est possible. Le prochain vendeur doit pouvoir reconnaître le colis concerné sans relire toute la conversation avec le fournisseur. Demandez ensuite qui décide de la reprise, de l’échange ou d’une livraison complémentaire.
Prenons un exemple fictif à Kaolack. Une papeterie attend quatre cartons de vingt cahiers du même format. Elle reçoit quatre cartons, mais l’un contient des cahiers d’un autre format. Elle relève soixante cahiers conformes et vingt cahiers d’une référence différente.
Elle transmet ce relevé et demande au fournisseur quelle suite donner au quatrième carton, puis inscrit les soixante cahiers acceptés dans son stock disponible.
Relier la réception au stock et à la facture
Enregistrez les quantités acceptées par référence. Pour une commande livrée en plusieurs fois, conservez le solde attendu sur une ligne distincte et rapprochez la prochaine remise de la même commande. Une date annoncée oralement peut servir à organiser la relance. Demandez une confirmation écrite lorsqu’elle conditionne votre propre engagement envers un client.
Avant le paiement, relisez la facture à côté du relevé de réception et de l’accord. Repérez les lignes livrées, celles qui restent en attente et les frais dont vous aviez convenu. Si une ligne pose question, demandez au fournisseur comment elle sera régularisée et conservez sa réponse avec les pièces d’origine. Pour organiser le suivi des quantités après la réception, voyez le guide sur l’inventaire et les ruptures de stock.
Questions fréquentes
Que noter si la commande a été passée par téléphone ?
Reconstituez le détail convenu à partir des messages et du devis disponible. Si une quantité ou une variante reste incertaine, appelez la personne qui a commandé et demandez au fournisseur de confirmer la référence par écrit. Pour la prochaine commande, partagez une liste datée avant l’expédition.
Comment traiter une livraison partielle annoncée à l’avance ?
Notez ce qui doit arriver à chaque remise et ce qui reste ouvert. Sur le relevé du jour, distinguez la partie acceptée du reste attendu. Confirmez avec le fournisseur les pièces à conserver et la façon dont les envois suivants seront identifiés, surtout si plusieurs personnes reçoivent les colis.
Que faire si le livreur et le fournisseur donnent deux réponses différentes ?
Gardez le constat de remise et adressez au fournisseur une demande centrée sur les faits. Indiquez la référence, l’écart observé et la décision dont vous avez besoin. Demandez une réponse écrite et communiquez-la à la personne qui suivra le stock ou la facture.
Mettre en place votre fiche de réception
Choisissez une livraison habituelle et préparez une fiche avec la référence, la quantité attendue, la quantité constatée, l’état et la suite convenue. Faites-la essayer par la personne qui réceptionnera réellement. Si votre équipe a besoin d’aide pour relier achats, réception et suivi des pièces, consultez les professionnels du conseil et des services sur SenPages.
